Realizar Negocios con Integridad

Conflictos de Intereses

Todo empleado, consejero y directivo de PBG tiene la obligación de actuar en todo momento de la manera más favorable para la Compañía. Nunca debe existir un conflicto o la apariencia de un conflicto entre sus intereses personales–o los de su familia–y los intereses de la Compañía.

Un “conflicto de interés” ocurre cuando su interés particular interfiere de alguna manera, o incluso parezca interferir, con los intereses de la Compañía. Podría surgir un conflicto de intereses cuando usted o un familiar suyo tenga un interés o inversión que le dificulte realizar su trabajo de manera objetiva, justa y eficaz.

A continuación se presentan algunas situaciones hipotéticas que podrían dar lugar a un conflicto de intereses o a la apariencia de un conflicto tal:

Poseer una participación (que no sea una participación a través de un fondo de inversión mutuo cotizado públicamente) en, prestar servicios o trabajar para una compañía o persona que sea cliente, proveedor o competidor de PBG.
Realizar trabajo o servicio para otra empresa, que interfiera con sus responsabilidades en PBG.
Solicitar un regalo, préstamo o favor (p. ej., descuentos u otros beneficios) a un cliente o proveedor existente o potencial.
Otorgar o aceptar un regalo que exceda de un valor nominal y no tenga ningún fin comercial, a o de un cliente o proveedor existente o potencial.
Usar información confidencial de PBG para su propio beneficio o para beneficio de otros.
Competir con PBG para la compra o venta de propiedad, servicios u otros intereses.
Beneficiarse de una empresa u oportunidad comercial que esté relacionada con los negocios de PBG y de la que usted se entere o desarrolle durante el curso de su empleo en PBG, o en asociación con ésta.
Recibir un préstamo o garantía de una obligación como consecuencia de su puesto dentro de la Compañía.

Si usted o algún familiar suyo participa en un trato de negocios que pudiera crear un conflicto, tiene la obligación de revelar inmediatamente tal trato a su gerente de Recursos Humanos o a la persona designada para su localidad, quien, junto con la Oficina de Cumplimiento de PBG, determinará si existe un posible conflicto de intereses real o potencial. En caso afirmativo, se le aconsejará cómo evitar o resolver adecuadamente el conflicto.

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Regalos de Negocios, Pagos y Trato Justo

Es política de PBG tomar decisiones de negocios basadas en el mérito. Todo empleado, consejero y directivo de la Compañía debe procurar tratar de manera justa con clientes, proveedores, competi-dores, el público y entre sí en todo momento. Nunca debe ofrecer, dar ni recibir–ni directa ni indirectamente–nada de valor a o de un socio de negocios con el objeto de influir o recompensar una decisión o resultado. Artículos promocionales baratos, como por ejemplo playeras y gorras, por lo general son de un valor nominal y no violan esta política. Sin embargo, regalos de valor, como comidas, viajes, entretenimiento, tarjetas de regalo o mercancía que exceden de un valor nominal, están sujetos a esta política. Para evitar conflictos y no generar malos entendidos nunca se debe dar dinero a un cliente, proveedor u otro socio de negocios, no importando la cantidad de la que se trate.

Generalmente, sólo se puede dar o recibir un regalo o incentivo a o de un socio de negocios si el mismo tiene un propósito comercial y ha sido autorizado por su supervisor. Es responsabilidad suya plantear estos asuntos a su supervisor, quien determinará si el regalo o incentivo es apropiado. Por lo tanto, antes de aceptar u otorgar un regalo o incentivo, debe tratar la situación con su supervisor.

Además, al dar un regalo o incentivo, es responsabilidad suya (1) obtener autorización tanto de PBG como del gerente de su área o Centro de Distribución para dar dicho regalo; (2) asegurarse de que el regalo no viole las políticas internas de la empresa; y (3) verificar que el regalo no viole ninguna ley aplicable.

Asimismo, nunca se debe dar regalos o entreteni-miento, con excepción de artículos promocionales (si lo permiten las leyes aplicables), a funcionarios públicos bajo ninguna circunstancia, sin el consentimiento de antemano del Departamento Jurídico.

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Realización de Negocios Internacionales

Todo empleado, consejero y directivo de PBG debe acatar las leyes estadounidenses y no estadounidenses aplicables relacionadas con aduanas y comercio. Esto significa que debe presentar de manera precisa y veraz toda transacción de negocios internacional a funcionarios de aduanas y organismos gubernamentales.

PBG acata las leyes y reglamentaciones de los países donde realiza actividades comerciales. Respetamos las costumbres legítimas de cada país y practicamos el civismo empresarial responsable a través de la divulgación a voluntarios locales y las donaciones financieras y de productos.

PBG está cometida a cumplir con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA por Foreign Corrupt Practices Act), la cual, como se resume a continuación, prohíbe sobornar a un funcionario extranjero y exige a PBG mantener libros y registros que reflejen de manera precisa y real todas las transacciones y disposiciones de los activos de la Compañía. La FCPA se aplica a todos los empleados, consejeros, directivos y representantes de PBG (por ejemplo a sus afiliadas y agencias). Todo empleado y representante de PBG que trate con proveedores, clientes y socios de negocios de PBG extranjeros está sujeto a la FCPA.

La FCPA prohíbe hacer pagos y dar regalos o algo de valor a funcionarios extranjeros, cuyo objetivo sea influenciar una decisión de negocios de éstos, inducirlos a utilizar su influencia con un gobierno extranjero, o que de otro modo le otorgue a la Compañía una ventaja comercial injusta. Funcionarios extranjeros incluye a empleados de gobiernos, empleados de empresas propiedad del estado, partidos políticos y sus directivos, y candidatos a cargos públicos. La FCPA también prohíbe ofrecer o dar algo de valor a una entidad o persona (p. ej., un agente) si alguna parte del pago se utilizará para alguno de los actos prohibidos. Además, la FCPA contiene disposiciones contables que exigen a las empresas mantener libros, registros y cuentas que, en detalle razonable, reflejen de forma precisa y completa las transacciones y disposiciones de los activos de la Compañía. La FCPA no se aplica a la facilitación de pagos para acelerar o asegurar que un gobierno actúe rutinariamente.

Nunca se debe efectuar un pago ni ofrecer ni dar nada de valor, ni directa ni indirectamente, a un funcionario extranjero ni a un consultor o agente en re-lación con una transacción de negocios internacional, sin obtener primero la autorización del Departamento Jurídico. Todos los pagos deben ser por servicios comerciales válidos y de conformidad con el Código, la FCPA y toda ley local aplicable. El monto de todo pago debe estar razonablemente relacionado con los servicios prestados, y tanto el pago como los servicios deben registrarse y documentarse adecuadamente. Bajo ninguna circunstancia se debe efectuar pagos ni dar nada de valor a funcionarios extranjeros para alentarlos o recompensarlos por hacer negocios con PBG. Todo empleado de PBG también debe presentar de manera precisa y veraz toda transacción de negocios internacional a funcionarios de aduanas y orga-nismos gubernamentales.

Se puede obtener un ejemplar completo de la Política de Conformidad Anti-soborno Internacional de PBG en el Departamento Jurídico o en la intranet de la Compañía.

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Exactitud de los Enunciados Promocionales

Las actividades de ventas y promocionales deben reflejar la integridad y los altos principios éticos de PBG. Seremos veraces y exactos en las comunicaciones de negocios que tengamos con nuestros clientes, socios de negocios y el público consumidor.

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Exactitud y Retención de Registros y Comunicaciones Comerciales

PBG está legalmente obligada a mantener registros y cuentas que reflejen nuestros negocios de forma exacta y justa. PBG también tiene la obligación de mantener un sistema de controles internos de contabilidad.

Es responsabilidad suya llevar registros adecuados y precisos de todo aspecto de los negocios de PBG, incluyendo, por ejemplo, compras de materias primas y concentrados, control de calidad, pérdidas de inventario y ventas de productos. Nunca se debe registrar imprecisamente o alterar información, ni ordenar o permitir a otros hacerlo, bajo ninguna circunstancia. Nunca se debe establecer o permitir que se establezca un fondo corporativo no revelado o no registrado para ningún fin, ni colocar ningún fondo de la Compañía en una cuenta personal o ajena a la Compañía.

Los registros de negocios deben retenerse de acuer-do con las políticas de retención de registros de la Compañía y toda ley aplicable. Nunca se debe desechar registros relacionados con un litigio o investigación en curso o potencial (ni ordenar o permitir que otros lo hagan) hasta que concluya tal litigio o investigación y hasta primero contactar al Departamento Jurídico. La destrucción no autorizada de tales documentos podría tener consecuencias negativas para PBG y la persona involucrada, incluyendo posibles sanciones civiles y/o penales. Por ejemplo, conforme a las leyes estadounidenses, es ilegal destruir documentos a sabiendas de que los mismos podrían ser relevantes para un procedimiento oficial. La destrucción de documentos bajo estas circunstancias constituye un delito grave y se castiga con una multa y hasta veinte (20) años de cárcel.

Al igual que con toda investigación, usted tiene la obligación de cooperar cabalmente con los auditores internos y externos de PBG.

Si tiene alguna pregunta sobre la Política de Retención de Registros de PBG, contacte al Departamento Jurídico.

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Calidad de las Divulgaciones Públicas

La Compañía provee a los accionistas información completa y exacta, de todo aspecto importante, acerca de la situación financiera de la Compañía y los resultados de sus operaciones. Los informes y documentos que presentamos ante la Comisión de Valores y Bolsas (SEC por Securities and Exchange Commission) de los Estados Unidos, así como nuestras demás comunicaciones públicas, deben incluir divulgaciones completas, justas, precisas, oportunas y comprensibles. La Compañía ha estable-cido controles y procedimientos de divulgación para asegurar que la información necesaria para preparar informes periódicos a la SEC y otras divulgaciones públicas se acumule y se ponga a disposición de la alta gerencia oportunamente. Estos controles y procedimientos de divulgación son monitoreados y eva-luados por un Comité de Divulgación integrado por nuestro Asesor Jurídico General, nuestro Contralor, el Vicepresidente de Relaciones con los Inversionistas y el Vicepresidente de Auditoría Interna. Todo empleado y directivo está obligado a cooperar cabalmente con el Comité de Divulgación y suministrar toda información pertinente cuando se le solicite.

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Tengo un amigo personal que es un contratista electricista. Sé que mi amigo hace un trabajo de calidad a un precio justo. ¿Puedo contratar a mi amigo para que haga trabajo de electricidad en mi planta?

No se prohíbe a los amigos de empleados realizar trabajo para la Compañía, siempre y cuando su rela-ción personal no influya sobre su decisión de contratarlo. Usted debe excluirse del proceso de toma de decisión (es decir, su supervisor debe ser quien tome la decisión final sobre su contratación) para evitar toda apariencia de un conflicto de intereses. Debería exigírsele a su amigo presentar una licitación, tal y como se indica en la Política de Licitación Competitiva de la Compañía, junto con otros contratistas calificados. En caso de que se otorgue el contrato a su amigo, usted también debe evitar desempeñar cualquier función relacionada con la aprobación de facturas o pagos a la compañía de su amigo.

Trabajo en el departamento de parque vehicular y opero un negocio secundario de fabricación metalúrgica. El Departamento de MEM está buscando estantes para sus recipientes de CO2 y sé que puedo producirlos en mi taller. ¿Puedo producir los estantes y vendérselos a PBG a través de mi negocio secundario?

No. Generalmente, no se puede contratar a los empleados para que proporcionen servicios externos a la Compañía. La contratación de empleados como contratistas podría crear problemas en diversas áreas (p. ej., infracciones a los impuestos de nómina, responsabilidad de seguro, conflicto de intereses, etc.).

Uno de mis proveedores me invitó a un “evento de apreciación de los clientes” que se realizará en un centro vacacional golfístico. ¿Puedo asistir a este evento?

Debe hablar con su supervisor y tomar en cuenta lo siguiente:

Recibir regalos o entretenimiento de parte de socios de negocios por más de un valor nominal va en contra de la política de la Compañía.
Se debe definir un propósito comercial válido para todas las reuniones y viajes de negocios.
¿Cómo percibirían proveedores competidores su asistencia al evento?

Asistir a un evento como este, particularmente cuando se tiene la capacidad de influir en las decisiones de compras, podría constituir un conflicto de intereses. Siempre que tenga duda, lo mejor es rechazar cortésmente la invitación.

Me dijeron que el palco de lujo de PBG está disponible en el estadio local. Me gustaría invitar a uno de mis mejores clientes al partido. ¿Qué necesito considerar?

Debe hablar con su supervisor antes de extender la invitación. Usted es responsable de asegurarse de que el destinatario de cualquier regalo o entretenimiento esté autorizado para recibirlo, que haya recibido la aproba-ción de su gerente y que el aceptar dicho regalo o entretenimiento no viole las políticas internas de su empresa.

Un inspector local de edificios, de mi país, me dijo que puede acelerar la inspección de nuestro proyecto de construcción si le pago $100. Me gustaría mantener el proyecto dentro del cronograma y el presupuesto. ¿Puedo darle el dinero?

Consulte con el Departamento Jurídico de PBG antes de efectuar algún pago o suministrar algo de valor a un funcionario gubernamental. Si el Departamento Jurídico aprueba el pago, se debe mantener registros detallados y exactos del mismo, así como su fin.

He ordenado y recibido materiales y suministros en el periodo actual. Las facturas correspondientes a los materiales y suministros suman más de lo que he presupuestado para el periodo actual. ¿Puedo procesar algunas de las facturas este periodo y algunas el periodo próximo para evitar exceder mi presupuesto?

No. Los bienes o servicios recibidos por la Compañía deben quedar reflejados en los libros y registros en el mismo periodo en que se reciben, sin tomar en cuenta consideraciones presupuestarias. Todas las facturas deben procesarse en el periodo en curso. De igual manera, todo bien ordenado en el periodo en curso y recibido en un periodo futuro debe procesarse para su pago en el periodo en que se reciban los bienes.

Estoy cerca de alcanzar mi pronóstico de ventas y es la última semana del periodo. Sólo necesito vender 500 cajas más para alcanzar mi cifra. Llamé a uno de mis clientes, quien se comprometió a comprarme las 500 cajas la próxima semana. ¿Puedo apartar las cajas para entregarlas la próxima semana y registrar la venta en este periodo?

No, el ingreso sólo puede asentarse cuando la posesión, o el título, y el riesgo de pérdida pase de la Compañía al cliente. Por lo general esto se logra mediante la entrega del producto al cliente.

Accidentalmente le pagué de más a un proveedor. ¿Puedo decirle al proveedor que conserve el pago extra como crédito de la cuenta de PBG para que se aplique contra una factura futura?

Los libros y registros de PBG deben reflejar nuestra posición financiera con precisión. En casos donde se recurra a un proveedor con mucha frecuencia, debe recibirse un memorando de crédito de parte del mismo e ingresarse en el sistema de Cuentas por pagar para que se aplique a la factura siguiente. En casos en los que sea poco probable que se aplique el crédito dentro del periodo siguiente, debe solicitarse el pago al proveedor. En ningún caso debe dejar de registrarse alguna cantidad adeudada por un proveedor (es decir, no estar reflejada en los libros y registros de PBG).

Nuestra planta acaba de realizar la conversión de una línea que resultó en el desecho obligado de una buena cantidad de chatarra. ¿Puedo vender la chatarra y utilizar el dinero para financiar un evento de aprecia-ción de los empleados?

Para poder asegurar la exactitud de los libros y registros de PBG, las transacciones deben registrarse y clasificarse adecuadamente. El ingreso derivado de la venta de chatarra y el gasto relacionado con el evento de apreciación de los empleados son dos partidas independientes. El pago recibido por la venta de la chatarra debe depositarse y declararse como ingreso en el periodo en que se reciba. El evento de apreciación de los empleados debe pagarse y asentarse de la forma apropiada como una transacción independiente.